مفهوم المتابعة :
أن المتابعة تعني ملاحظة التنفيذ وتحديد درجة النجاح والفشل خطوة بخطوة والتنبؤ باحتمالات الانحراف عن الخطة المحددة ومن ثم العمل على تلافيها قبل حدوثها .
الهدف :
هو ما تسعى الإدارة إلى تحقيقه والوصول إليه بدقة بأقل تكلفة ممكنة .
مهام إدارة المتابعة :
1 _ القيام بإجراءات الرقابة والتحريات اللازمة في مختلف أقسام الجهاز وما يرتبط به من إدارات للتأكد من سلامه العمل وترشيد الأداء .
2 _ القيام بحملات ( تفتيشية لمختلف إدارات الجهاز والإدارات المرتبطة به للوقوف على مواطن القصور واكتشاف حالات الإخلال بأداء الواجبات الوظيفية والتراخي في إنجاز الأعمال ومن ثم العمل على تصحيح المسارات وتقويم الاعوجاج بالتعاون والتنسيق مع الجهات المختصة في الجهاز.
3 _ مراقبة سير العمل في الجهاز والإدارات التابعة لها للتأكد من مطابقة الأنظمة واللوائح والإجراءات المعتمدة
4_ فحص الشكاوي التي تحال إليها وفقاً للصلاحيات حول المخالفات الإدارية والمالية وغيرها من مخالفات .
5 _ إجراء التحقيقات الأولية والاشتراك في التحقيقات التي تكشف عنها الرقابة وفيها يحال إليها من رئيس الجهاز أو ما تتلقاه من شكاوي من الجمهور بعد ثبوت حدوثها .
6 _ مراقبة انتظام دوام موظفي الجهاز والإدارات التابعة له بالتنسيق مع إدارة شئون الموظفين
7 _ التخاطب مع هيئة الرقابة والتحقيق في كل ما يختص بأعمال الهيئة ذات العلاقة بالجهاز وفقاً للصلاحيات الممنوحة .
8 _ العمل على تنمية وتقوية مفهوم الرقابة الذاتية لدى الموظف .
9 _ تنظيم وحفظ الملفات والمعلومات الخاصة بأعمال المتابعة في الجهاز بأسلوب يساعد على استخراجها بسهولة ويسر .
10_ إعداد الإجراءات الخاصة بأعمال الإدارة بالتعاون مع إدارة التنظيم والعمل على تطويرها.
11_ تقديم إي مقترحات من شأنها لتسهيل سير العمل في الجهاز .
12_ إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها والملاحظات والتوصيات المتعلقة بتطوير العمل ومن ذلك عمل إحصائيات شهرية وسنوية عن الشكاوي والمخالفات وتبويبها وتحليلها واستخلاص النتائج والدلائل ورفعها إلى رئيس الجهاز .
أقسام المتابعة :-
1- قسم المتابعة : المتابعة هو الضمان الوحيد والحقيقي لنجاح إدارة المتابعة في مهمتها التي تقوم بها اقتناعا من القائمين على أمر الإدارة بأن الإدارة بلا متابعة هي والعدم سواء بسواء .
2- قسم متابعة الدوام : يقوم القسم بمراقبة الدوام الرسمي بالحرس الوطني للقطاع الغربي والفروع التابعة له وذلك لتحقيق انضباط العاملين في الدوام الرسمي وهو عامل أساسي للتطوير الإداري .
3- قسم الاتصالات :
يعتبر هذا القسم هو المحرك الداخلي لجميع الأقسام والمسئول عن تنظيم حركة المكاتب ويناط إليه الأعمال التالية:
- الطباعة يكون مسئولا عن طباعة كافة المكاتبات على اختلاف أنواعها .
- الأرشيف ويكون مسئولاً عن حفظ كافة المعلومات المدعمة بالصور والمستندات والرقم والتاريخ للرجوع إليها عند الحاجة ويعتبر مراءه الإدارة
4- قسم السكرتارية :
يقوم بتنظيم ومراجعة الوثائق والمعاملات الصادرة والواردة وعرضها على مدير الإدارة .